Úpravy dostupností položek

Question

V případě změn dostupností položek se musí v systému provést několik změn v tabulkách Accession, Accession Action, a Inventory, případně Inventory Action

příklad 1:

V případě, že dojde z nějakého důvodu ke ztrátě genetického zdroje, záznam se nemaže, ale musí se provést tyto kroky:

1. tabulka Accession

- pole status: změna z ACTIVE na INACTIVE
- pole status_note: změna na HISTORIC

2. tabulka Accession_Action

- přidat záznam pro příslušné ECN

- u Action Name vybrat kód Accession availability comment

- Start date - napsat datum, od kterého platí dostupnost

- Is web visible? - vyplnit Y

- Note - vyplnit text: Historical record only. <b>Please do not request this accession.</b>

 

příklad 2:

V případě, že dojde například ke změně z pracovní kolekce na řádnou kolekci, musí se provést tyto kroky:

1. tabulka Accession

- pole status: změna z INACTIVE na ACTIVE
- pole status_note: změna na Active (nebo CUR_ATTN)

2. tabulka Accession_Action

- přidat záznam EnterECN into system (vložení ECN do systému)

 

pro status_note Active: nic dalšího

pro status_note CUR_ATTN:

          - přidat záznam  Accession availability comment

          - Start date - napsat datum, od kterého platí nová dostupnost

          - Is web visible? - vyplnit Y

          - Note - vyplnit text: curator must confirm the availabiliy

 

Pro generativně množené plodiny:

změnu v tabulce Inventory a v Inventory Action provede genová banka

Pro vegetativně množené plodiny:

- tabulka Accession a Accession Action - stejné

navíc:

- tabulka Inventory - pole Availability status: pokud je nějaký záznam v Inventory (nepočítá se systémový záznam **), tak změnit dostupnost; změnit i pole Is available

- tabulka Inventory Action: pokud se měnilo něco v Inventory - zaznamenat to i do této tabulky

 

Podobně se postupuje i v ostatních případech změn dostupností.  Hlaste prosím všechny změny dostupností i do GB.

 

Vzor záznamů - převod dostupnost CURAT_ATTN na HISTORIC:

https://grinczech.vurv.cz/qa/?qa=blob&qa_blobid=913060235524836229

Answer 1

Dobrý den,

rád bych provedl opravy a doplnění pasportních dat u cca 50 položek z kolekce. Právě řeším případ, kdy se položce mění dostupnost z původní „L“ na volnou dostupnost „Y“. Stačí provést změnu pouze ve sloupci „status_note“ v tabulce „Accession“ v CT? V tabulce „Invetory“ je totiž dostupnost uvedena také ve sloupci „availability_status_note“ – ale nedávno jste psala, že u semenných položek v tabulce Inventory nevyplňujeme nic (ono to stejně ani nejde – práva k opravě záznamů budete mít Vy). Ještě v Evigezu si vzpomínám na případy, že když jsme změnili dostupnost v pasportu, tak ve skladu často zůstala ta původní dostupnost (ve skladu jsme ji upravit nemohli), proto se ptám na princip, jak zajistit, aby dostupnosti byly v souladu? Takových změn dostupnosti položek bude nyní více.

Děkuji a zdravím

Martin Lošák

Answer 2

Dobrý den,

děkuji za upozornění. V inventory u semenných položek musím udělat úpravu dostupností já, proto mi prosím při každé změně dostupnosti v Accession, pošlete seznam ECN a já následně provedu změnu i v tabulce Inventory.

U vegetativně množených položek si tuto změnu kurátoři mohou udělat sami.

Je potřeba, aby dostupnost v tabulce Accession (status_note) a Inventory (Status_note) byla v souladu.

LP

Answer 3

Dobrý den,

děkuji za odpověď. Měl bych ještě další dotaz k tomuto tématu. Pokud nastane situace opačná než uvádíte v úvodním příspěvku, tj. že ztracená položka (dostupnost X) byla obnovena a je opět dostupná, je v tomto případě povinné uvádět nějakou informaci do Accession_Action? Případně jakou? Jedná se nám o jednu položku s vegetativním způsobem udržování.

Answer 4

Dobrý den,

určitě ano, nejlépe by se na to asi hodil kód "Reactivated accession".

Pokud se bude pak někdy jednat o semena, tak prosím poslat zprávu o změně dostupnosti. U vegetativních položek si inventory můžete opravit sami.