Systém GRIN Czech umožňuje evidovat řešiteli v systému i položky dosud nezařazené do řádných kolekcí Národního programu. Tyto položky však musí být označeny, tak, aby bylo zřejmé, že se jedná o pracovní položky.
Značení těchto položek bude následující (nejvýše 50 znaků):
ústav+plodina+jakékoli Vaše značení_W např. 01C01_Petra_W
Písmeno W bude odlišovat Vaši pracovní kolekci - nutné zadat.
K těmto položkám můžete zaznamenávat i další údaje, které se vážou k této položce (pasportní i popisná data).
Po zařazení do řádné kolekce se položka pouze přečísluje v Accession Wizard (AW). Zůstane ji stejné id_položky, přiřazené systémem a tím i všechny údaje, které se váží na id_položky, ne na označení položky.
V záložce Accession Action v AW je však potřeba přidat záznamy:
- Přidělení PI (PI numbered) - datum převedení do řádné kolekce
- Komentář pasport (passport comment) - zde napsat do poznámky původní pracovní číslo